Una persona solicita vacaciones, alguien revisa las fechas, da su aprobación y comunica la respuesta. Es una gestión corriente que puede acabar repartida entre correos, mensajes y anotaciones. Quería comprobar si podía organizar ese pequeño circuito con herramientas de Google y ayuda de ChatGPT.
El resultado es un formulario para solicitar las vacaciones, una hoja donde se registran y un sistema que envía los avisos correspondientes. Funciona y lo he probado. Pero lo que me interesa contar no es cómo copiar el código. Es lo que esta experiencia muestra sobre automatizar tareas con IA: podemos aprovechar posibilidades que llevaban años disponibles y que, para muchos usuarios, quedaban fuera de alcance.
Usaba las herramientas, pero no todas sus posibilidades
Google Forms permite recoger información mediante formularios. Google Sheets sirve para organizarla en una hoja de cálculo. Ambas herramientas se pueden utilizar sin programar. La dificultad aparece cuando queremos añadir comportamientos propios: que una solicitud genere un aviso, que una decisión provoque una respuesta o que varias aplicaciones trabajen coordinadas.
Ahí entra Apps Script, la herramienta de Google que permite escribir programas para automatizar acciones dentro de sus servicios. El nombre puede sonar técnico, pero la idea es sencilla: establecer qué debe ocurrir cuando sucede algo.
Estas posibilidades son anteriores al auge de la IA generativa. Google ya conectaba formularios y hojas de cálculo en 2008. En el anuncio de lanzamiento de Apps Script de 2009 incluso presentaba un ejemplo de aprobación de gastos. La tecnología necesaria para mi experimento llevaba mucho tiempo ahí.
Por tanto, la novedad es el acceso. Antes, personalizar estas conexiones exigía saber programar, encontrar un ejemplo que encajara o pedir ayuda. Hoy puedo explicar una necesidad en lenguaje corriente y trabajar con una IA para convertirla en una automatización.
Un caso sencillo: solicitar y aprobar vacaciones
La petición inicial fue deliberadamente modesta: una versión mínima para investigar. No necesitaba una aplicación completa de recursos humanos. Quería entender el circuito y comprobar que podía funcionar.
El supuesto trabajador rellena un formulario con su nombre, correo y fechas. La solicitud aparece en Google Sheets como pendiente y el responsable recibe un aviso por correo con un enlace a la hoja.
Después, el responsable añade un comentario y selecciona «Aprobada» o «Rechazada». Ese cambio activa el envío de un correo al solicitante con la decisión. También queda registrada la fecha de resolución y el resultado del envío.
Lo probé primero haciendo que todos los mensajes llegaran a mi cuenta. Después cambié la configuración para que la respuesta se dirigiera al correo introducido en el formulario. Confirmé que funcionaba.
La ventaja frente a recoger respuestas con un formulario está en completar el recorrido. Tengo la solicitud, su estado y la comunicación de la decisión dentro de un mismo proceso. La aprobación sigue dependiendo de una persona.
También hay un beneficio práctico en conservar una entrada común. Si las peticiones llegan siempre con los mismos campos, el responsable no tiene que buscar en varios mensajes cuándo empieza una ausencia o a qué dirección responder. El formulario ordena la información desde el principio; la automatización se encarga de que esa información llegue a quien debe revisarla y de devolver una respuesta al terminar.
Qué aporta la IA en este proceso
ChatGPT me ayudó a definir una solución proporcionada a lo que quería probar, preparó el código y me orientó para ponerlo en marcha. También sirvió para interpretar los errores que aparecieron y plantear ajustes.
Conviene contarlo así, porque una demostración demasiado limpia puede dar una impresión equivocada. Hubo autorizaciones de Google que resolver y una configuración inicial de pruebas que después cambiamos. No fue simplemente pegar una respuesta y olvidarse.
La aportación de la IA fue reducir el esfuerzo necesario para avanzar por esas dificultades. Pude describir qué quería conseguir y comunicar qué estaba fallando sin tener que escribir yo todo el programa.
Además, una vez instalado, este sistema no necesita consultar a ChatGPT para tramitar cada solicitud. La IA ayudó a construirlo; después, Apps Script ejecuta las instrucciones. Los correos y los cambios de estado siguen unas reglas definidas. Esto permite entender mejor dónde aporta valor cada pieza.
Es una experiencia relacionada con cómo uso ChatGPT con Notion para mantener mi biblioteca digital: la utilidad aparece cuando la ayuda termina integrada en una herramienta y en un procedimiento concreto.
El mismo esquema sirve para otras necesidades
El patrón es bastante común: alguien solicita algo, una persona lo revisa y se comunica una resolución. Por eso esta experiencia puede trasladarse a otros procesos cambiando los datos y las reglas.
En compras, el formulario podría recoger el material necesario, el proveedor y el importe. El responsable revisaría la petición y autorizaría o rechazaría la adquisición.
Para gastos y reembolsos, podrían registrarse el concepto, la fecha, la cantidad y un justificante. La hoja permitiría consultar qué solicitudes siguen pendientes y cuáles han sido resueltas.
En formación, un trabajador podría pedir autorización para asistir a un curso indicando fechas y coste. También serviría para solicitar equipos, material de oficina o cambios de turno.
Son posibilidades de adaptación, no funciones que ya tenga mi sistema de vacaciones. Cada una requeriría decidir quién puede solicitar, quién aprueba, qué información hace falta y qué debe suceder después. Esa definición del proceso merece tanta atención como el código.
Menos barrera técnica, más atención al problema
La versión que he probado tiene límites claros. Cuenta días naturales, no controla el saldo disponible y no detecta coincidencias entre trabajadores. Tampoco he creado un calendario compartido. Se podría ampliar, pero he preferido dejarla como producto mínimo viable.
Para unas pocas solicitudes, quizá baste con un formulario y una respuesta manual. Automatizar tiene sentido cuando elimina trabajo repetitivo o ayuda a mantener un control que de otro modo se pierde.
También exige revisar el resultado, cuidar los permisos y comprobar a quién llegan los mensajes. La IA reduce la barrera técnica; no sustituye el conocimiento del trabajo ni la responsabilidad sobre lo que ponemos en funcionamiento.
Esta prueba me deja una idea útil: antes de buscar otra aplicación, merece la pena mirar las que ya utilizamos. Quizá tengan una posibilidad que nunca aprovechamos porque requería código. Ahora podemos explorarla con ayuda y comprobar si resuelve una necesidad real.
¿Tu empresa podría trabajar mejor con la tecnología que ya tiene? A veces un par de horas marcan la diferencia. Cuéntame tu caso y vemos qué se puede hacer.
