Ya he hecho alguna entrada sobre Notion, la aplicación que muchos califican como la navaja suiza de la productividad. En esta entrada, te voy a hablar brevemente sobre las relaciones y rollups en Notion, pero no me voy a explayar en ello. ¿Para qué, si tenemos videos geniales en Youtube que te explican paso a paso cómo hacerlo? Más abajo te enlazo uno de Rubén Loan muy completo e instructivo.
Rubén es un Youtuber que, junto a Elena Madrigal, más y mejor divulga las bondades de esta genial aplicación de productividad.
Relaciones en Notion
En un espacio de Notion o en una misma página, nos encontramos a veces diferentes tablas de datos, las cuales necesitamos relacionar para hacer consultas, cálculos, etc. Las tablas de datos complejas contienen infinidad de campos, pero por experiencia, tras muchos años usando Access y ahora Notion, te digo que es mejor tener varias tablas y relacionarlas entre sí cuando manejamos diferentes tipos de información.
En el ejemplo que te pongo a continuación, que he hecho yo, y es el mismo que explica Rubén en su video, nos encontramos con las típicas bases de datos que podrían utilizar en un colegio o academia.
Así, tenemos una tabla de trabajos donde registramos los diferentes textos que nos han ido entregando nuestros alumnos. Solo hay tres campos: texto, que es un texto corto para anotar el nombre del trabajo; corregido, un check que puede aparecer como chequeado o no, y un tercer campo especial que se llama “materias rel”, que incluye una relación con otra tabla. Se distingue porque tiene una flecha dibujada. Esta relación se configura para que los datos los busque en otra tabla, en este caso la tabla Materias.
En la tabla de materias, incluimos los nombres de las asignaturas y está disponible para que la invocamos mediante una relación desde otras tablas. Al relacionar trabajos con materias, aparecerá automáticamente un campo de relación en esta segunda tabla que nos devuelve los trabajos que se corresponden a esas materias.
Para complicarlo aún más, supongamos que tenemos un registro de profesores y que queremos anotar las materias que imparten cada uno de ellos. Para no tener que volver a escribir todas las asignaturas posibles, es mejor relacionarlo con la tabla materias. Así, nos aparecen las materias en la tabla profesores y seleccionamos las que imparten cada uno de ellos.
La ventaja que tiene trabajar con relaciones es que se optimiza mejor la estructura de tablas que tengamos. Si mañana impartimos una asignatura nueva o llega un nuevo profesor, solo tenemos que incluirlas en sus tablas específicas correspondientes y estará disponible en el resto de tablas relacionadas. Esto es solo un ejemplo sencillo, la estructura puede ser todo lo grande que necesitemos y tener decenas de relaciones.
Qué son los rollups
Los rollups son campos especiales que sirven para hacer consultas o cálculos. En la tabla materias hemos realizado un rollup “sin corregir” para que nos devuelva el número de trabajos que no están corregidos por cada materia.
Para que el rollup funcione hay que seleccionar este campo avanzado y pinchar en el botón “configure rollup”. Tendremos que seleccionar la relación que vamos a utilizar y qué queremos que nos devuelva.
En este caso hemos seleccionado que nos devuelva los valores no chequeados (unchecked) de la propiedad corregido.
Las relaciones y los rollup en Notion son campos avanzados que le dan una gran potencialidad de cálculo y gestión de datos a esta aplicación. Si tienes que utilizar bases de datos de cierta complejidad, es mejor que pienses primero en la estructura de tablas que quieres y cómo relacionarlas entre sí. Te ahorrarán mucho trabajo.
