Si estás emprendiendo, necesitas ajustar tus gastos al máximo para que no se te vaya el proyecto de las manos. En este artículo te recomiendo 7 herramientas gratuitas para emprendedores que te serán muy útiles.
He seleccionado herramientas básicas, que son necesarias para la mayoría de los empresarios, sea cual sea su actividad. Me he centrado en aplicaciones de coste cero o con una buena versión freemium;que funcionen en la nube y que tengan versión para ordenador (escritorio o web) y para teléfono móvil.
Todas ellas reúnen la cualidad de ser fáciles de manejar y no necesitan un gran equipo. Con un ordenador modesto o un teléfono de gama baja se mueven bien porque no consumen apenas recursos.
Facturas Floud: facturación y control de gastos en la misma aplicación.
Cualquier empresario tiene que hacer presupuestos y facturar las ventas. Hay aplicaciones muy potentes y profesionales, como Factusol, que es prácticamente un ERP que sirve para gestionar todos los departamentos de una empresa. Pero para un negocio pequeño que acaba de empezar y que tenga una facturación pequeña, puede ser excesivo. En su lugar, te recomiendo Facturas Cloud, aplicación gratuita que se ejecuta desde la web o desde su aplicación para Android.
Facturas Cloud es la app más sencilla para hacer facturas, presupuestos, albaranes. También para controlar tus gastos (facturas recibidas). Toda la información está sincronizada en la nube y no tienes que instalar nada en el ordenador. Accedes a ella desde el móvil o desde cualquier navegador web.
Es el programa de facturación más fácil de manejar que he encontrado. En pocos minutos, ya estás haciendo facturas y presupuestos, rellenando unos datos mínimos.
También te permite compartir la información (en PDF o Excel) con tu asesoría, con lo que te evitas el trasiego de papeles o de correos electrónicos. Solo tienes que darle acceso para que consulte tus datos trimestrales de compras y ventas.
Google Docs: un procesador de texto sencillo y en la nube
También necesitarás un procesador de texto. Tendrás que escribir cartas, informes, presentaciones, proyectos y ofertas. En este apartado, no tengo la menor duda: Google Docs es la mejor opción. Es un procesador más básico que Microsoft Word, pero es más que suficiente para la mayoría de usuarios.
Google Docs está concebido para el trabajo colaborativo y en la nube. La aplicación para móvil también es muy buena. También tiene muchas plantillas diferentes, ya prediseñadas, que únicamente tendrás que adaptar a tus necesidades.
Google Sheet, la hoja de cálculo más versátil
Dejamos Excel a un lado, que es de pago y con una curva de aprendizaje más compleja, y nos quedamos con Google Sheet, casi tan potente como la hoja de cálculo de Microsoft, pero gratuita y más preparada para el trabajo colaborativo online.
Cualquier emprendedor tendrá que realizar muchos cálculos. Con Google Sheet, solucionas esta necesidad, además de ser una aplicación que se integra a la perfección con otras herramientas digitales más avanzadas (Zapier, Notion, Airtable).
Diseño y maquetación: con Google Slides y Canvas resolverás tus necesidades más creativas
Para hacer las clásicas presentaciones de diapositivas, te recomiendo Google Presentaciones (Slides). Su manejo es muy parecido al PowerPoint. Tiene versión de móvil y también se ejecuta desde cualquier navegador web. Cuenta con un amplio catálogo de plantillas que te facilitarán el trabajo.
Si necesitas algo más creativo, como un folleto o un cartel, te recomiendo Canva, cuyo plan gratuito es más que suficiente para empezar. Con Canva, diseñas una publicación adaptada a todas tus redes sociales, pero también creativas presentaciones multimedia, tarjetas y folletos.
Canva se aprende en muy poco tiempo y los resultados que se obtienen son muy profesionales. Solo tendrás que dar rienda suelta a tu creatividad.
Organización y productividad con Calendar y Trello
Para organizar tu agenda, no te compliques la vida: Google Calendar sigue siendo la herramienta más sencilla de manejar. Es potente y gratuita. Se integra a la perfección con todo el paquete de soluciones de Google, como Gmail y Tasks. También facilita la colaboración de un pequeño equipo, ya que permite compartir tareas con otros. Si le sacas partido a Calendar, no se te quedará nada en el tintero.
Si necesitas algo más potente para organizar tu trabajo o a tu equipo, te recomiendo Trello. Es una aplicación que se aprende rápido y que ofrece muchas utilidades para mejorar la productividad.
Las tareas se organizan por tarjetas. Estas se agrupan en listas, que, a su vez, se encuadran en un tablero.
Cada tarjeta puede ser una actividad, pero también la descripción de un proceso o una información básica para el equipo. Toda se ordena bajo el prisma del famoso Diagrama Kanban. Las tareas se distribuyen de forma visual: listas de tareas por hacer, en curso y realizadas, cada una de ellas con sus correspondientes tarjetas, que contienen la descripción de las tareas, los recursos necesarios, personal asignado, etc.
Todo es muy visual: su aspecto es similar al de un tablero de corcho donde vamos apilando en columnas (cada una sería una lista) las tarjetas o pósits con las tareas e instrucciones.
Hay muchas aplicaciones. Aquí solo te he hecho una pequeña selección personal con 7 herramientas gratuitas para emprendedores que están pensadas para el trabajo en la nube y desde cualquier dispositivo. Además, cubren las necesidades básicas de cualquier tipo de empresa.
