Las empresas que realizan obras necesitan llevar un control de costes detallado de los proyectos que ejecutan para saber si ganan o pierden dinero. El problema que vemos muchas veces, sobre todo en las pymes, es que se practica una contabilidad global y no se hace contabilidad analítica ni de costes. En ocasiones, se debe a que no tienen el personal necesario para hacerlo o a que no se usan las herramientas adecuadas. Una buena decisión es llevar el control de costes de obras con Factusol, uno de los programas más potentes de gestión que existen.
En este artículo te vamos a dar algunas pautas para que lleves de forma eficaz el control de costes de tus obras sin que sea algo complejo. Tras la lectura sabrás cómo controlar de forma profesional los costes de tu obra utilizando un programa de facturación como Factusol.
¿Qué costes debo controlar en una obra?
Todo lo que aquí vamos a explicar vale para diferentes tipos de empresas: constructoras, instaladoras de gas, electricidad, telecomunicaciones, redes informáticas, fontanería, carpinterías, etc. Todas ellas realizan obras y han tenido que presentar un presupuesto detallado previamente para que el cliente lo apruebe.
Para realizar ese presupuesto, han considerado los precios de los materiales y las horas de mano de obra que va a necesitar la ejecución de la obra o instalación. Para terminar la obra, necesita comprar los materiales a sus proveedores, los cuales les irán dando un albarán a medida que van retirándose. Estos albaranes de materiales son costes que debemos imputar directamente a la obra. Más adelante, te decimos cómo puedes hacerlo.
A medida que se va ejecutando la obra, el personal de la empresa (trabajadores o autónomos) irán dedicando horas de su jornada laboral a realizar las tareas de montaje y construcción necesarias para cumplir el presupuesto. Esas horas tienen un coste para la empresa y se deben imputar también al proyecto concreto para saber cuánto hemos ganado con esa obra.
En resumen, básicamente, tenemos que tener claro que debemos sumar los albaranes de materiales y partes de mano de obra para saber el resultado de nuestra obra.
¿Cómo podemos llevar ese control económico de la obra?
Hemos dicho que para poder llevar el control económico de la obra necesitamos saber cuáles son los albaranes de materiales y las partes de trabajo que se corresponden a esa obra. Los albaranes nos los da el proveedor, pero este no sabe dónde los vamos a emplear. En este punto, te damos un consejo básico: que le asignes una referencia a cada obra que realizas (un nombre o un número), para que el almacén lo escriba en el albarán. Esta es una práctica habitual y todos los almacenes están acostumbrados.
Esa misma referencia la deberás anotar tú y tus trabajadores en cada parte de trabajo. Así sabemos cuántas horas y de qué operarios hay que imputar al proyecto. Sería algo tan sencillo como: “el trabajador XXX el día XX de marzo estuvo 4 horas en el proyecto Obra 21004”. Previamente, tenemos que precisar cuál es el coste hora de cada uno de los trabajadores (incluyendo al autónomo). Este dato nos lo dará la asesoría o lo podremos calcular nosotros con la nómina.
El resultado de la obra será la resta entre el importe de nuestro presupuesto menos la suma de todos los albaranes directamente imputables a ese proyecto y el coste de todas las horas que le hemos dedicado.
La mejor decisión es llevar el control de costes de obras con Factusol
Ante esta disyuntiva, te voy a ser muy franco por experiencia propia: no lo hagas con Excel. Lo puedes hacer, claro está, pero no es la herramienta adecuada. Excel es un programa maravilloso que vale para casi todo, pero te será mucho más difícil. Y más cuando llevas varios proyectos a la vez.
Tenemos que ir a herramientas profesionales, como, en nuestro caso, Factusol. Como ya sabrás si eres lector de este blog, Factusol es mucho más que un programa de facturación. Con Factusol, puedes realizar el control de stock de tu almacén, hacer presupuestos, llevar al día los cobros y los pagos, etc.
También te permite llevar a cabo una gestión del personal de tu empresa. Puedes registrar los datos personales de tus trabajadores, categoría, contratos, incluso control de presencia. Y además – y es lo que aquí nos interesas- puedes anotar su coste hora. Este es un dato valioso que nos servirá para llevar el control económico de nuestras obras con Factusol.
Por otro lado, Factusol, como programa que permite la gestión de almacén y stock, nos facilita registrar las entradas de mercancías en nuestra empresa. En Factusol se llaman “entradas” y es el equivalente al albarán de materiales que mencionamos más arriba, y que necesitamos imputar a nuestra obra. Es muy fácil como verás a continuación.
Cuando recibimos una entrada de materiales, la registramos en Factusol, indicando la cantidad de material recibido, el proveedor, la fecha, etc. Una vez registrada esa entrada, en el menú de Factusol, existe un submenú que se llama “más opciones”. Al desplegarlo, vemos que una de ellas es “generar un parte de materiales”. Ese botón nos permite imputar la entrada de materiales a la obra directamente. Sin apenas esfuerzo, estaremos registrando la entrada de materiales, la cual nos servirá para otras cuestiones como albaranear las facturas o controlar las existencias, y, a la vez, estamos imputando el coste a nuestra obra.
Para que sea más fácil, es aconsejable que los proveedores no mezclen materiales de diferentes proyectos en un mismo albarán. Le podemos decir que nos los separen por nuestras referencias de obras.
El submenú obras de Factusol
En este menú podemos dar de alta nuestras obras y llevar todo el control económico. Desde aquí se generan los partes de mano de obra de los trabajadores y también se pueden crear partes de materiales si no lo queremos hacer de la forma anteriormente explicada. Nos posibilita dividir la obra en capítulos, establecer los tipos de horas existentes (normales, extras, etc.). Incluso facturar la obra directamente.
En el menú informes se lanzan interesantes informes que nos dirán de forma detallada la marcha de nuestra obra: hoja resumen de valoración; informes de mano de obra analítica, con el que podremos saber en qué proyectos hemos estado trabajando en un periodo concreto; informes de partes de materiales, etc.
La gestión de obras de este programa es muy potente y cualquier empresa pequeña o mediana puede llevar un control detallado de los resultados económicos de su proyecto. La contabilidad analítica y de costes es esencial en empresas que realizan obras. Muchas veces, los resultados globales pueden ser buenos, pero no nos damos cuenta de que en determinadas obras o con determinados clientes podemos estar perdiendo dinero.
Es necesario llevar bien los costes de nuestras obras para poder analizarlos, ya que eso nos permitirá detectar posibles errores en la forma de presupuestar, la necesidad de subir algunos precios, incluso descartar algunos tipos de obras o clientes porque no son rentables para nosotros.
Y la mejor forma de hacerlo es llevar un control de costes de obras con Factusol, un programa tan versátil y potente como fácil de utilizar.
