Slack es una herramienta de comunicación y organización profesional muy avanzada. La idea que presidió el nacimiento de Slack era sustituir el correo electrónico como medio de comunicación dentro de las empresas, ya que se ha demostrado que es un sistema poco eficiente. En cambio, Slack es ideal para organizar equipos de trabajo.
Esta aplicación está muy orientada al uso empresarial, pero también es práctica en otros espacios, como colegios o universidades, en los que se necesita colaborar en proyectos concretos y es preciso ordenar el flujo de la conversación.
Para qué sirve Slack
A Slack la podríamos clasificar como una herramienta de comunicación y productividad a la vez.
Precisamente ordenar la conversación es, desde mi punto de vista, la principal necesidad que cubre esta aplicación. No es una herramienta de mensajería más.
Sabemos que las comunicaciones por mail se convierten muchas veces en un galimatías de correos reenviados o con copias en los que es muy fácil perder la atención. Peor aún es cuando se utiliza WhatsApp para las comunicaciones internas de un departamento. Al final se vuelve un maremagno de mensajes en los que es complicado encontrar algo.
La lectura de correos electrónicos ocupa demasiado tiempo a los miembros de cualquier equipo y la información de interés se diluye entre la pila de mensajes. Con el WhatsApp, perdemos de vista la frontera entre la vida privada y la profesional. Además es muy compleja la búsqueda de mensajes de interés. WhatsApp está pensado para la charla informal con amigos o familiares, no para las comunicaciones internas de una organización.
Por otro lado, tendríamos esa faceta de herramienta de productividad, encaminada a organizar y distribuir tareas, tener la información centralizada en un determinado lugar, seleccionar los destinatarios de cada mensaje.
Todo ello conseguimos con un correcto diseño de los canales (temas) y los hilos (subtemas). Los mensajes con las órdenes e instrucciones quedan acotados en un punto concreto (espacio de trabajo/canal/hilo), también los archivos adjuntos necesarios.
Slack es muy útil en pequeñas y grandes empresas. Siempre que exista un equipo de trabajo que tiene que mantener una buena comunicación interna, es recomendable usar Slack. Es infinitamente superior al correo y las aplicaciones de mensajería en el ámbito de los negocios.
Pero Slack también es recomendable en otras organizaciones, ya sea una ONG, un centro educativo e incluso en asociaciones, foros y grupos informales en los que se quiera poner un poco de racionalidad en la comunicación. Incluso podría ser perfecto para la comunicación en los colegios y sustituir a los típicos chats de padres de alumnos o los que se crean para organizar un viaje de fin de curso.
También se puede utilizar a nivel personal. Es una buena herramienta para que tú mismo organices tu estudio o pensamiento, ya que tiene un gran potencial para colocar los enlaces y las reflexiones en los canales adecuados.
Abrir cuenta en Slack
Para abrir cuenta en Slack solo tenemos que ir a su web y pinchar en “Regístrate”
A continuación, nos encontraremos con una pantalla como esta. Lo más fácil es registrarse con la cuenta de Google; así no tenemos que crear una contraseña más. Pero también podemos hacerlo con una cuenta de correo electrónico y una contraseña nueva. Esto es lo ideal para los equipos de trabajo de empresas y organizaciones, que se darían de alta con su correo corporativo.
Los espacios de trabajo en Slack
El espacio de trabajo es la primera caja contenedora de Slack. Cada usuario creará tantos como necesite: uno para el departamento de ventas o para el departamento de matemáticas, por ejemplo. Si la organización es pequeña, igual basta con un solo espacio de trabajo. Pero si es grande, será necesario tener diferentes espacios de trabajo para no mezclar los proyectos de departamentos diferentes.
El espacio de trabajo se crea desde la siguiente ventana:
Una vez tengas cuenta en Slack, cada vez que entres verás una pantalla en la que aparecen todos los espacios de trabajo en los que estás incluido. También un botón en la parte inferior para “crear otro espacio de trabajo”. Lo normal es que los espacios de trabajo los creen los administradores, y que estos decidan qué miembros de la organización están en cada uno de ellos. Pero a título personal o particular, tú podrás implantar espacios de trabajo para ti mismo o para otras organizaciones en las que trabajes.
Una vez abierto el espacio de trabajo, nos saldrán tres pantallas muy fáciles de cumplimentar: 1) le daremos un nombre al espacio de trabajo, 2) describiremos de qué va y, finalmente, 3) nos da la opción de añadir a compañeros o enviar un mail de invitación a otros miembros del equipo para que se incorporen. Este paso se puede omitir porque siempre podrás incorporar, como administrador, a otras personas cuando el espacio ya esté creado.
En la imagen siguiente vemos el escritorio de administración del espacio de trabajo que acabamos de lanzar. A la izquierda, tenemos los canales que, por defecto, se abren cuando damos de alta un nuevo espacio, como el canal “general” y “varios”. Debajo de ellos, nos encontramos con el botón “añadir canales”, para que demos de alta todos los que necesitemos para ese espacio de trabajo.
Pulsando en nuestra imagen de usuario, en la esquina superior derecha, tenemos varias opciones de administración, entre ellas la de “desconectarse del espacio de trabajo”. Esto es necesario si queremos salir temporalmente o entrar en otro espacio.
Creando canales en Slack
Los canales serían la segunda caja contenedora de Slack. Los canales son las unidades que conforman los espacios de trabajo. Aquí, dependerá de las necesidades de cada organización. Un canal puede ser un departamento, un proyecto o un tema de discusión o debate. La flexibilidad de Slack es absoluta en este sentido.
Ya hemos explicado en el epígrafe anterior cómo se crean los canales. Aquí solo te doy una breve pincelada interesante. A medida que vamos diseñando canales nos podemos perder un poco. Lo ideal es marcar los que más utilizamos como favoritos y así los tenemos más cerca.
Los mensajes y los hilos
Los canales se nutren de mensajes e hilos. Si tenemos una herramienta de comunicación, pero no hay mensajes, no sirve de nada. Los miembros del canal envían los mensajes al canal correspondiente. Estos mensajes se enriquecen con formato, archivos adjuntos, menciones a otros compañeros…En mensaje se quedaría en el cuerpo central del canal, mientras que la respuesta abre un hilo (algo parecido a lo que ocurre en Twitter). Así es más fácil ordenar la comunicación. El hilo sería como un subtema dentro del canal, y es lo que le da todo el potencial a Slack. Las respuestas se circunscriben a ese mensaje en concreto y no “contaminan” el resto de la conversación del canal.
Cuando redactamos un mensaje, es posible mencionar a algún miembro concreto para que le llegue una notificación directa. Solo tenemos que picar en @ para que se despliegue la lista de miembros del canal.
Picando en el botón +, tenemos la opción de incorporar una nota a ese mensaje o un recordatorio, lo cual es interesante para organizar mejor el trabajo.
Las integraciones con otras aplicaciones
Finalmente, merece la pena destacar, aunque sea brevemente, que Slack se integra genial con otras aplicaciones, como Trello, Google Calendar o Twitter. Las posibilidades que estas integraciones aportan son muchas.
En el menú izquierdo del canal, pinchando en “aplicaciones”, vemos todas las apps que nos permiten integrar en ese espacio de trabajo.
Tenemos que elegir y seguir las instrucciones que nos dan para cada una de ellas. Será necesario conceder los permisos oportunos y logearnos en la aplicación en cuestión para que se conecten ambas aplicaciones.
Para este artículo, conecté Slack con un tablero de Trello. Aunque al principio resulta un poco confuso, una vez que entiendes cómo funciona la conexión, te das cuenta de todo lo que permite hacer.
Trello es otra gran herramienta de productividad. Conectando ambas, ahora es posible crear tarjetas de Trello con todo su detalle sin necesidad de salir de Slack. Así, también tenemos las tarjetas que nos interese en el mismo espacio de trabajo.
Como te decía al principio, Slack es ideal para organizar equipos de trabajo. Es una poderosa herramienta de comunicación. Si gestionamos bien los canales, los hilos y las integraciones con otras aplicaciones, será más fácil la colaboración en tu departamento.
